Vancouver Public Schools does many things to protect the many people within our buildings. Secure entrances, safety officers, mental health support and positive behavior training are just a few of the many ways that we work to keep everyone safe.
This fall, we’re adding another safety practice to our schools: a digital visitor management system. This system will help us keep everyone safe and streamline the check-in process. It also will help us be aware of everyone in our schools so that we can account for them in the event of an evacuation.
All short-term visitors will use the new system. This includes families, VPS staff members visiting a school, volunteers, community partners, contractors and vendors. Visitors will be asked to show a driver’s license or government-issued ID to the office staff. The office staff person will quickly scan the ID into the system, which will look at the name, date of birth, photo and last four digits of the ID for comparison with a national database of registered sex offenders. It will not save other information from the ID or make a copy of the physical ID. Once visitors are entered in the system, they can scan their own ID at any school site in the future.
Volunteers, who will be in the school for longer periods of time, will apply and undergo an expanded background check process through the new system. They also will be asked to show identification when checking into a school.
We welcome all visitors. If you do not have identification, please let the office staff know that you would like to sign in. Staff members can assist you and answer questions. The check-in process is not necessary if you are simply dropping off or picking up items from the office.
Thank you in advance for your participation and support of our safety efforts. You are an important part of our school community. We look forward to seeing you!
Frequently asked questions
We will begin using the system in late August 2018 and continue using it throughout the year.
All short-term visitors will use the new system. This includes families, VPS staff members visiting a school, volunteers, community partners, contractors and vendors. Visitors will be asked to show a driver’s license or government-issued ID to the office staff. The office staff person will quickly scan the ID into the system, which will look at the name, date of birth, photo and last four digits of the ID for comparison with a national database of registered sex offenders. It will not save other information from the ID or make a copy of the physical ID. Once visitors are entered in the system, they can scan their own ID at any school site in the future.
The new system also will be used for managing volunteers, who will be in schools for longer periods of time and will undergo background checks. All volunteers will be asked to show identification when checking into a school.
Staff will return IDs after the initial scan. Visitors who are approved for entry will receive a badge with their name, photo, the date and the purpose of their visit.
El Distrito Escolar “Vancouver Public Schools” (“VPS”, por sus siglas en inglés) hace muchas cosas para proteger a todas las personas dentro de nuestros edificios. Entradas seguras, oficiales de seguridad, apoyo de salud mental y capacitación sobre comportamiento positivo son solo algunas de las muchas formas en que trabajamos para mantener a todos a salvo.
Este otoño, estamos agregando otra práctica de seguridad a nuestras escuelas: un sistema digital de gestión de visitantes. Este sistema nos ayudará a mantener a todos seguros y a simplificar el proceso de entrada al edificio escolar. También nos ayudará a estar al tanto de todos los que estén en nuestras escuelas para que podamos dar cuenta de ellos en caso de una evacuación.
Todos los que nos visiten a corto plazo usarán el nuevo sistema. Esto incluye a familias, miembros del personal de “VPS” que visitan una escuela, voluntarios, socios de la comunidad, contratistas y proveedores. A los visitantes se les pedirá que muestren al personal de la oficina una licencia de conducir o una identificación emitida por el gobierno. El personal de la oficina escaneará rápidamente la identificación en el sistema, el cual buscará el nombre, fecha de nacimiento, foto y los últimos cuatro dígitos de la identificación para compararla con una base de datos nacional de delincuentes sexuales registrados. No guardará otra información de la identificación ni hará una copia de la identificación. Una vez que los visitantes ingresan en el sistema, pueden escanear su propia identificación en cualquier escuela en el futuro.
El nuevo sistema también será usado para monitorear a los voluntarios que estarán en la escuela por períodos más largos y se someterán a un proceso de verificación de antecedentes. A todos los voluntarios se les pedirá que muestren una identificación al presentarse en una escuela.
Damos la bienvenida a todos los visitantes. Si ustedes no tienen identificación, infórmenle al personal de la oficina que desean apuntarse en el registro. Los miembros del personal pueden ayudarles y responder a sus preguntas. El proceso de registro de entrada (“Check-in”) no es necesario si simplemente están dejando o recogiendo artículos en la oficina.
Gracias de antemano por su participación y apoyo en nuestros esfuerzos de seguridad. Ustedes son una parte importante de nuestra comunidad escolar.
¡Esperamos verles pronto!
Preguntas frecuentes sobre el sistema digital de gestión de visitantes
Debido a que muchas personas tienen el mismo nombre o fecha de nacimiento, esta información es necesaria para ejecutar un chequeo con la base de datos nacional de delincuentes sexuales registrados.
Comuníquese con su escuela local de Vancouver o con nuestro personal de seguridad al 360-313-1044 o en línea: vsd_safetyoffice@vansd.org.
Ванкуверские государственные школы делают многое для защиты множества людей, находящихся в наших зданиях. Контролируемый вход, наличие сотрудников школьной безопасности, поддержка в вопросах психического здоровья и обучение позитивному поведению – это лишь некоторые из многочисленных методов, которые мы используем для того, чтобы все могли находиться в безопасности.
Этой осенью мы добавляем ещё одну меру безопасности в наших школах: систему электронного учёта посетителей. Эта система поможет нам позаботиться о безопасности находящихся в школе и усовершенствовать процесс регистрации всех посетителей. Эта система также поможет нам выяснить, кто находится в зданиях наших школ для того, чтобы мы могли отчитаться за каждого человека в случае эвакуации из здания.
Все лица, входящие в школу на короткое время, должны будут пользоваться новой системой, включая, семьи учеников; сотрудников Ванкуверского школьного района, посещающих школу; волонтёров; партнёров-представителей общественности; подрядчиков и поставщиков. Всех посетителей попросят предъявить сотрудникам офиса водительские права или выданное государственным учреждением удостоверение личности (ID). Сотрудник офиса быстро отсканирует ID в систему, которая проверит имя/фамилию, дату рождения, фотографию и последние четыре цифры на ID в общенациональной базе данных о лицах, зарегистрированных за совершение преступления сексуального характера. Система не будет сохранять какую-либо другую информацию из ID или делать копию ID. После того, как посетители будут внесены в систему, они смогут сами в будущем сканировать своё ID в любой школе.
Новая система также будет использоваться для курирования волонтёров, которые будут находиться в школе в течение длительного периода времени и должны будут подать заявление и пройти процесс специальной проверки имеющихся на них данных. Они также должны будут предъявлять удостоверение личности при посещении школы.
Мы радушно встречаем всех посетителей. Если у Вас нет удостоверения личности, пожалуйста, дайте сотрудникам офиса знать, что Вы хотели бы зарегистрировать свой приход в школу. Сотрудники смогут помочь Вам и ответить на Ваши вопросы. Регистрировать своё прибытие не нужно, если Вы просто завезли что-нибудь в офис или забираете что-либо из офиса.
Заранее благодарим Вас за ваше участие и поддержку наших усилий по сохранению безопасности. Вы являетесь важной частью нашего школьного коллектива. Мы будем рады видеть Вас!
Часто задаваемые вопросы о системе электронного учёта посетителей
Пожалуйста, обращайтесь в свою школу по месту жительства, сотрудникам нашего отдела безопасности по телефону 360-313-1044 или выйдите на сайт Ванкуверского школьного района vsd_safetyoffice@vansd.org.
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Ekkóch kapas eis ren ewe prokram Digital Visitor Management System
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